Alternative Möglichkeiten zum Beantworten einer Umfrage

Für Mitarbeiter, die weder die Möglichkeit haben, Links zu den Umfragen persönlich zu erhalten (z. B. per E-Mail oder SMS) noch per Single-Sign-On (SSO) auf die Umfrage zugreifen können, gibt es eine Reihe von alternativen Lösungen, die im Folgenden beschrieben werden.

Teilnahme über das angemeldete Gerät eines anderen Benutzers

Es ist möglich, Benutzern die Berechtigung zu erteilen, von ihrem eigenen Populum-Konto aus eine Umfrage für einen anderen Benutzer zu initiieren. Ein solcher Zugriff kann entweder bestimmten Benutzern zugewiesen werden (die dann berechtigt sind, Umfragen für Benutzer innerhalb eines bestimmten Teils der Organisation zu initiieren) und/oder allen Managern (die dann die Möglichkeit erhalten, Umfragen für alle Mitarbeiter innerhalb ihrer Organisation (d. h. alle Mitarbeiter, die ihnen in der Organisationsstruktur untergeordnet sind) zu initiieren).

Für Benutzer mit dieser Berechtigung lauten die Schritte zum Starten einer Umfrage für einen anderen Benutzer (vorausgesetzt, es gibt eine laufende Umfrage) wie folgt:

1. Melden Sie sich bei Populum an
2. Navigieren Sie zu dem Benutzer, der die Umfrage beantworten wird, indem Sie in der Organisationsstruktur nach dem Benutzer (Name oder E-Mail-Adresse) suchen. Sie können auch nach dem Manager des Benutzers suchen.
3. Klicken Sie neben dem Benutzernamen auf die Schaltfläche „Respond here“ (siehe Abbildung unten). Beachten Sie, dass die Schaltfläche für Benutzer, die die laufende Umfrage bereits beantwortet haben, nicht verfügbar ist.
4. Übergeben Sie dem Mitarbeiter das Gerät und lassen Sie ihn die Umfrage beantworten. Wenn er/sie seine/ihre Antworten übermittelt hat, werden diese registriert und sicher und anonym gespeichert (ohne dass jemand anderes auf die Antworten zugreifen kann).
5. Wiederholen Sie die Schritte 2 – 4 für alle Mitarbeiter, die die Umfrage auf diese Weise beantworten sollen.

Bitte beachten Sie, dass der Benutzer mit der erweiterten Berechtigung die Antworten anderer Benutzer nicht sehen kann. Sobald die Antworten abgesendet sind, kann niemand mehr darauf zugreifen.

Teilnahme per QR-Code

Es ist auch möglich, dass Benutzer mit der erforderlichen Berechtigung persönliche QR-Antwortcodes für andere Benutzer generieren, mit denen Mitarbeiter auf jedem Gerät (z. B. ihrem persönlichen Telefon) auf ihre Umfrage zugreifen können. Diese Berechtigung kann entweder bestimmten Benutzern zugewiesen werden (die dann die Berechtigung erhalten, QR-Codes für Benutzer innerhalb eines bestimmten Teils der Organisation zu generieren) und / oder allen Managern (die dann die Möglichkeit erhalten, QR-Codes für alle Mitarbeiter innerhalb ihrer Organisation (d. h. alle Mitarbeiter unter ihnen in der Organisationsstruktur) zu generieren).

Für Benutzer, denen diese Berechtigung zugewiesen wurde, lauten die Schritte zum Generieren eines QR-Codes für einen anderen Benutzer (vorausgesetzt, es wird eine Umfrage durchgeführt) wie folgt:

1. Melden Sie sich bei Populum an
2. Navigieren Sie zu dem Benutzer, der die Umfrage beantworten wird, indem Sie in der Organisationsstruktur nach dem Benutzer (Name oder E-Mail-Adresse) suchen. Sie können auch nach dem Manager des Benutzers suchen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Per QR antworten“ neben dem Namen des Benutzers (siehe Bild). Beachten Sie, dass die Schaltfläche für Benutzer, die die aktuelle Umfrage bereits beantwortet haben, nicht verfügbar ist.
4. Zeigen Sie dem Benutzer, der die Umfrage beantworten soll, den QR-Code und lassen Sie ihn den QR-Code mit der Kameraanwendung auf seinem eigenen Telefon scannen. Die meisten neueren Mobiltelefone verfügen über einen integrierten QR-Reader in der Kameraanwendung. Wenn der Benutzer den QR-Code jedoch nicht lesen kann, kann er stattdessen die unter dem QR-Code angezeigte URL manuell eingeben.
5. Der Mitarbeiter kann die Umfrage nun auf seinem eigenen Gerät beantworten (solange die Webseite geöffnet ist; dies kann auch später erfolgen, sofern dies vor Abschluss der Umfrage geschieht). Wenn er/sie seine/ihre Antworten übermittelt hat, werden diese registriert und sicher und anonym gespeichert (ohne dass jemand anderes die Antworten sehen kann).
6. Wiederholen Sie die Schritte 2 – 4 für alle Mitarbeiter, die die Umfrage auf diese Weise beantworten sollen.

Bitte beachten Sie, dass der Benutzer mit der erweiterten Berechtigung die Antworten anderer Benutzer nicht sehen kann. Sobald die Antworten abgeschickt sind, kann niemand mehr darauf zugreifen. Es ist auch nicht mehr möglich, denselben QR-Code zu verwenden, sobald die Antworten abgeschickt wurden.

Generieren Sie QR-Codes für ein Team oder eine ganze Organisation

Neben der Generierung von QR-Codes für jeweils einen Benutzer (wie oben beschrieben) ist es auch möglich, persönliche QR-Codes für das Team oder die gesamte Organisation unter einem bestimmten Manager zu generieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zum betreffenden Manager
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „QR-Antwortcodes“ (siehe Abbildung unten) und wählen Sie:
   • „Generate QR codes for the team“ – wenn Sie nur QR-Codes für die Mitarbeiter generieren möchten, die direkt dem Manager unterstellt sind.
   • „Generate QR codes for the organization“ – wenn Sie QR-Codes für die gesamte Organisation unterhalb des Managers generieren möchten (unabhängig von der Ebene). Wenn der Manager nur direkt unterstellte Mitarbeiter hat, ist diese Option nicht verfügbar.
3. Sie können nun wählen, ob Sie die QR-Codes ausdrucken möchten (z. B. im PDF-Format oder auf Papier, je nachdem, wie sie verteilt werden sollen).
4. Wenn die Mitarbeiter ihre QR-Codes erhalten haben, beantworten sie die Umfrage auf die gleiche Weise, wie in den Schritten 4–5 im vorherigen Abschnitt oben beschrieben.

Bitte beachte, dass:

• Alle QR-Antwortcodes sind für jeden Umfrageanlass einzigartig, sodass derselbe QR-Antwortcode beim nächsten Mal nicht verwendet werden kann.
• Alle QR-Antwortcodes sind pro Benutzer eindeutig und der Name des Benutzers wird immer deutlich neben dem QR-Code angezeigt.
• Alle QR-Antwortcodes können nur einmal zum Beantworten der Umfrage verwendet werden. Sobald die Antworten übermittelt wurden, verfällt der QR-Code und niemand kann auf die übermittelten Umfrageantworten zugreifen.

Wie erhalte ich die erforderlichen Berechtigungen?

Die Möglichkeit, eine Umfrage für einen anderen Benutzer zu starten und/oder QR-Codes zu generieren, ist eine spezielle Berechtigung, die nur von Personen erteilt werden kann, die das Recht haben, Berechtigungen innerhalb Ihrer Organisation zu verwalten. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie für einen bestimmten Teil der Organisation eine solche Berechtigung haben sollten, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung oder an uns unter support@populum.se.