Die verschiedenen Zugriffsberechtigungstypen
Die Benutzerzugriffsrechte bestimmen, was ein bestimmter Benutzer in CatalystOne Engage tun und/oder sehen kann. Die Zugriffsrechte eines Benutzers werden von seiner Position im Organisationsbaum sowie von allen erweiterten Zugriffsrechten beeinflusst, die ihm möglicherweise manuell zugewiesen wurden. Es gibt drei verschiedene Arten von Zugriffsrechten:
- Organisation verwalten – das Recht, Änderungen am Organisationsbaum vorzunehmen (ohne dass die Zustimmung anderer erforderlich ist). Beachten Sie, dass alle Benutzer Zugriff auf den gesamten Organisationsbaum haben und darin navigieren können.
- Berichtszugriff – das Recht, Berichte innerhalb eines bestimmten organisatorischen Rahmens anzuzeigen.
- Zugriff verwalten – das Recht, erweiterte Zugriffsrechte zu verwalten (also einem anderen Benutzer erweiterte Zugriffsrechte zuzuweisen).
Zugriffsrechte sind immer an einen organisatorischen Rahmen gebunden, für den die jeweiligen Rechte vergeben werden (z. B. ein Team, eine Abteilung, eine Region etc.).
Standardzugriff
Die Zugriffsrechte eines Benutzers hängen standardmäßig von seiner Position im Organisationsbaum ab:
- Organisation verwalten – Standardmäßig kann ein Benutzer Änderungen innerhalb des Teams/der Organisation vornehmen, die er/sie verwaltet (also unter sich selbst im Organisationsbaum). Das bedeutet, dass Benutzer, die keine Manager sind, überhaupt keinen Organisationszugriff haben (allerdings kann jeder den gesamten Organisationsbaum einsehen und Änderungen vorschlagen).
- Berichtszugriff – Standardmäßig kann ein Benutzer die Berichte des Teams/der Gruppe anzeigen, zu der er/sie selbst gehört, sowie alle Berichte für Bereiche unter ihm/ihr in der Organisation.
- Zugriff verwalten – Standardmäßig ist ein Benutzer nicht berechtigt, erweiterte Zugriffsrechte zu verwalten.
Stellen Sie sich das in Abbildung 1 unten dargestellte Beispiel vor. John Doe hat 6 direkt unterstellte Mitarbeiter (Benutzer 1 – 3 und 7 – 9), die in 2 separate Gruppen (Gruppe X und Gruppe Y) aufgeteilt sind. In Gruppe X gibt es außerdem 1 Manager (Benutzer 2), der selbst 3 Mitarbeiter (Benutzer 4 – 6) hat, was bedeutet, dass Gruppe X 2 Organisationsebenen hat. Gruppe Y hat nur 1 Ebene (d. h. alle Gruppenmitglieder berichten direkt an John Doe).
Abbildung 1 – Illustration von Beispiel 1
Basierend auf ihren Positionen im Organisationsbaum haben John und seine Mitarbeiter die folgenden Zugriffsrechte:
- John Doe hat Verwaltungszugriff auf die gesamte Organisation unter ihm und Berichtszugriff auf alle Berichte unter ihm in der Organisation, also die Berichte A – F in Abbildung 2 unten. Darüber hinaus hat er auch Berichtszugriff auf den Bericht seines Managers, der in Abbildung 2 nicht dargestellt ist (da er selbst Teil dieses Teams ist).
- Die Benutzer 1 bis 3 haben Berichtszugriff auf den einstufigen Bericht für Gruppe X (Bericht D) sowie auf den einstufigen Gesamtbericht für John Does (Bericht A). Benutzer 2 hat außerdem Organisationsverwaltungszugriff auf ihr eigenes Team sowie Berichtszugriff auf ihr Team (Bericht F).
- Die Benutzer 4 – 6 haben Berichtszugriff auf das Team, zu dem sie gehören (Bericht F).
- Die Benutzer 7 bis 9 haben Berichtszugriff auf den einstufigen Bericht für Gruppe Y (Bericht E) sowie auf den einstufigen Gesamtbericht für John Does (Bericht A).
Abbildung 2 – Illustration von Beispiel 1
Erweiterte Zugriffsrechte
Zusätzlich zu den Standardzugriffsrechten, die sich aus dem Organisationsbaum ergeben, können Benutzern auch erweiterte Zugriffsrechte erteilt werden. Erweiterte Zugriffsrechte sind außerdem immer mit einem Organisationsbereich verknüpft, und erweiterte Zugriffsrechte können beispielsweise einer Abteilung oder einer Region erteilt werden.
Erweiterte Zugriffsrechte gibt es in den gleichen 3 verschiedenen Typen wie Standardzugriffsrechte (siehe oben). Erweiterte Zugriffsrechte auf einen bestimmten Organisationsbereich können von einem Benutzer gewährt werden, der den Zugriffstyp „Zugriff verwalten“ auf diesen bestimmten Organisationsbereich (oder einen größeren Bereich, in dem dieser Bereich enthalten ist) hat. Wenn Sie Hilfe bei der Vergabe erweiterter Zugriffsrechte benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden.
So vergeben Sie erweiterte Zugriffsrechte
Wenn Sie über den erforderlichen Zugriff „Zugriff verwalten“ auf einen Organisationsbereich verfügen, haben Sie die Möglichkeit, anderen Benutzern erweiterte Zugriffsrechte auf diesen Organisationsbereich (oder einen Unterbereich) zu erteilen. So erteilen Sie einem anderen Benutzer erweiterte Zugriffsrechte:
- Wählen Sie „Organization“ im oberen Menü.
- Wenn Sie über die erforderliche Berechtigung „Manage access“ verfügen, sollte Ihnen nun eine Schaltfläche mit der Bezeichnung „Manage access“ angezeigt werden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche.
- Wählen Sie „Add access“.
- Suchen Sie nach dem Benutzer, dem Zugriff gewährt werden soll (über Name oder E-Mail) und wählen Sie seinen/ihren Namen in den Suchergebnissen aus.
- Wählen Sie den Organisationsbereich aus, auf den der Benutzer Zugriff erhalten soll.
- Wählen Sie die Zugriffsart(en) aus, die der Benutzer erhalten soll (siehe Erläuterung der verschiedenen Zugriffsarten oben) und klicken Sie auf „Save“.