För medarbetare som inte har möjlighet ta emot länkar till undersökningarna personligen (via e-post eller SMS), och inte heller kan komma åt undersökningen via Single-Sign-On (SSO) finns ett antal alternativa lösningar beskrivna nedan.
Deltagande via annan användares inloggade enhet
Det är möjligt att tilldela användare behörighet att initiera en undersökning åt en annan användare från sitt eget Populum-konto. Sådan behörighet kan antingen tilldelas specifika användare (som då får behörighet att initiera undersökningar åt användare inom en viss del av organisationen) och / eller till alla chefer (som då får möjlighet att initiera undersökningar åt alla medarbetare inom dennes organisation (dvs. alla medarbetare under denne i organisationsstrukturen).
För användare som tilldelats denna behörighet är stegen för att initiera en undersökning åt en annan användare (förutsatt att det finns en pågående undersökning) följande:
- Logga in i Populum
- Navigera till den användare som ska besvara undersökningen genom att söka efter användaren (namn eller e-postadress) i organisationsstrukturen. Du kan också söka efter användarens chef.
- Klicka på ”Svara här”-knappen bredvid användarens namn (se bild). Notera att för användare som redan besvarat den pågående undersökningen är knappen inte tillgänglig.
- Lämna över enheten till medarbetaren och låt denne besvara undersökningen. När denne skickat in sina svar registreras de och lagras säkert och anonymt (utan möjlighet för någon annan att se svaren).
- Upprepa steg 2-4 för alla medarbetare som ska besvara undersökningen på detta vis.
Observera att användaren med den utökade behörigheten alltså inte kan se svaren som lämnats av andra användare, utan så snart svaren är inskickade kan ingen längre komma åt dem.
Deltagande via QR-kod
Det är också möjligt för användare med den nödvändiga behörigheten att generera personliga QR-svarskoder för andra användare, vilka kan användas för medarbetare för att komma åt sin undersökning på valfri enhet (t.ex. sin privata telefon). Denna behörighet kan antingen tilldelas specifika användare (som då får behörighet att generera QR-koder åt användare inom en viss del av organisationen) och / eller till alla chefer (som då får möjlighet att generera QR-koder åt alla medarbetare inom dennes organisation (dvs. alla medarbetare under denne i organisationsstrukturen).
För användare som tilldelats denna behörighet är stegen för att skapa en QR-kod åt en annan användare (förutsatt att det finns en pågående undersökning) följande:
- Logga in i Populum
- Navigera till den användare som ska besvara undersökningen genom att söka efter användaren (namn eller e-postadress) i organisationsstrukturen. Du kan också söka efter användarens chef.
- Klicka på ”Svara via QR”-knappen bredvid användarens namn (se bild). Notera att för användare som redan besvarat den pågående undersökningen är knappen inte tillgänglig.
- Visa QR-koden för användaren som ska besvara undersökningen, och låt denna läsa av QR-koden med den kameraapplikationen på sin egen telefon. De flesta nyare mobiltelefoner har en inbyggd QR-läsare i kameraapplikationen, men om användaren inte kan läsa av QR-koden kan denne istället manuellt skriva in den URL som visas under QR-koden.
- Medarbetaren kan nu i lugn och ro besvara undersökningen på sin egen enhet (så länge webbsidan är öppen kan detta ske senare, så länge det görs innan undersökningen stänger). När denne skickat in sina svar registreras de och lagras säkert och anonymt (utan möjlighet för någon annan att se svaren).
- Upprepa steg 2-4 för alla medarbetare som ska besvara undersökningen på detta vis.
Observera att användaren med den utökade behörigheten alltså inte kan se svaren som lämnats av andra användare, utan så snart svaren är inskickade kan ingen längre komma åt dem. Det går heller inte längre att använda samma QR-kod när svaren väl har skickats in.
Generera QR-koder åt ett helt team / hela organisationen
Utöver att generera QR-koder åt 1 användare i taget (som beskrivet ovan) är det också möjligt att generera personliga QR-koder åt teamet eller hela organisationen under en specifik chef. För att göra detta följer du nedan steg:
- Navigera till chefen i fråga
- Klicka på knappen ”QR-svarskoder” (se bild nedan) och välj:
- ”Generera QR-koder för teamet” – om du endast önskar generera QR-koder för de medarbetare som rapporterar direkt till chefen.
- ”Generera QR-koder för organisationen” – om du önskar generera QR-koder för hela organisationen under chefen (oavsett nivå). Om chefen endast har direktrapporterande medarbetare är detta alternativ inte tillgängligt.
- Du kan nu välja att t.ex. skriva ut QR-koderna (t.ex. i PDF eller på papper beroende på hur de ska distribueras).
- När medarbetarna erhållit sina QR-koder svarar de på undersökningen på samma sätt som beskrivet i steg 4-5 ovan.
Vänligen observera att:
- Alla QR-svarskoder är unika för respektive undersökningstillfälle, så samma QR-svarskod kommer inte kunna användas vid nästkommande undersökningstillfälle.
- Alla QR-svarskoder är unika per användare, och användarens namn står alltid tydligt angivet i anslutning till QR-koden.
- Alla QR-svarskoder endast kan användas för att besvara undersökningen 1 gång. När svaren väl skickats in är QR-koden förbrukad, och ingen kan heller komma åt de inskickade undersökningssvaren.
Hur erhåller jag de nödvändiga behörigheterna?
Möjligheten att initiera en undersökning för en annan användare och / eller generera QR-koder är en specifik behörighet som endast kan tilldelas av personer med rätt att administrera behörigheter inom din organisation. Om du tror att du bör ha sådan behörighet för en viss del av organisationen, vänligen kontakta HR eller oss på [email protected].