Populums organisationsträd är uppbyggt av positioner, vilka i de flesta fall innehas av en användare. Det kan dock också finnas vakanta positioner (dvs. positioner som ingen användare för närvarande innehar). Detta är exempelvis användbart när ett team inte har någon (omedelbar) chef under en rekryteringsprocess eller liknande.
Hur vakanta positioner skapas
En vakant position kan skapas när en chef tas bort från Populum. Den kan också skapas som en ”platshållare” (t.ex. när ett nytt team skapas men chefspositionen fortfarande är under tillsättning). Så här skapar du en vakant position:
- Navigera till chefen under vilken den vakanta positionen ska skapas genom att söka efter chefens namn eller e-postadress under ”Organisation”.
- Klicka på ”+”-knappen under chefen.
- Välj ”Skapa ny vakant position”.
- Ange den vakanta positionens titel (valfritt).
- Bekräfta genom att välja ”Skapa vakant position”.
Vakanta positioner kan användas när en chef har dubbla roller, på olika platser i organisationsträdet (t.ex. 2 olika regioner), antingen tillfälligt (under rekrytering av ny chef på den ena rollen), eller permanent. Chefen kan då själv finnas placerad på den ena av dennes roller (förslagsvis på den av positionerna som finns under chefens egen chef) medan dennes andra roll består av en vakant position (vilken placeras på den plats i organisationsträdet där medarbetarna som rapporterar till den rollen/positionen hör hemma).
Tänk på att om en chef har dubbla roller (t.ex. ansvarar för 2 olika grupper) – som dock hör hemma i samma del av organisationsträdet – är troligen grupper bättre att använda än vakanta positioner.
Hur en vakant position fylls
Så här fyller du en vakant position:
- Navigera till den vakanta positionen i organisationsträdet genom att söka efter den chef under vilken den vakanta positionen finns.
- Klicka på kugghjulet bredvid den vakanta positionen och välj ”Fyll vakansen”.
-
- Om användaren som ska tillsättas på den vakanta positionen redan existerar i Populum söker du efter denne, väljer användaren i sökresultaten och bekräftar (om användaren för närvarande har en chefsposition kommer den positionen nu bli vakantsatt).
- Om användaren inte existerar väljer du ”Lägg till ny medarbetare” och följer stegen (beskrivna i denna artikel).